6 Tips om je Agile Scrum Team Performance te Verhogen

Co-creating is fun! Met veel plezier is deze blog tot stand gekomen in samenwerking met Marjolijn de Boer van The Human Factor

door Marjolijn de Boer en George van Hoeijen

Het was vrijdagmiddag vlak voor het begin van de vrijdagmiddagborrel. Henk kwam naar me toe met een bedrukt gezicht. Henk was de IT manager van het bedrijf waar ik op dat moment als coach werkzaam was. Op mijn vraag wat er aan de hand was antwoordde hij “Heb je even?”

“Ik heb allemaal getalenteerde en gemotiveerde medewerkers, die er allemaal het beste van willen maken en toch heb ik het gevoel dat er nog veel meer uit te halen valt. Maar hoe?”

Het bleek dat Henk al een jaar bezig was met het toepassen van de scrum en agile projectaanpak in zijn teams, maar dat hij gefrustreerd was met het resultaat en het gevoel had dat het te veel op proces gefocust was en dat er nog iets cruciaals miste. Hij was op zoek naar dit puzzelstuk maar kreeg z’n vinger er maar niet achter. “Ik heb allemaal getalenteerde en gemotiveerde medewerkers, die er allemaal het beste van willen maken en toch heb ik het gevoel dat er nog veel meer uit te halen valt. Maar hoe?”

Als je een agile werkwijze puur procesmatig aanvliegt, zal je nooit het aanwezige team-potentieel maximaal kunnen aanboren en benutten!

Wat als wij je vertellen dat het structureel en systematisch focussen op het menselijke talent in agile teams tot een significant hoger resultaat, hogere betrokkenheid en meer enthousiasme leidt? Wij noemen dit het focussen op de “Human Factor”.

En hoe herken en gebruik je dan deze “magische” Human Factor? De Human Factor gaat over het activeren van al het beschikbare mens-potentieel binnen organisaties en teams, en dus ook binnen agile teams. Ja, je leest het goed. Het mens-potentieel wat er al is, maar wat vaak onvoldoende (h)erkent en dus benut wordt.

Waarom gebeurt dit dan niet? Binnen organisaties heb je over het algemeen
functiebeschrijvingen die generiek beschreven zijn, terwijl de persoonlijke talenten en passies van je medewerkers juist heel specifiek zijn. Dit is als hun unieke vingerafdruk en DNA.

In een Agile projectaanpak, zoals Scrum of Kanban, worden een groot aantal activiteiten op verschillende momenten binnen een sprint of stream door het team in onderlinge afstemming opgepakt. Het blijkt echter dat elke activiteit of rol die op het eerste oog vrij generiek en herhalend lijkt (bijvoorbeeld een front end developer) een hele specifieke set aan ervaring en talenten vereist, en dat dit ook nog eens per fase van een project kan veranderen.

Als je de aanwezige talenten en passies helder hebt, en deze op de juiste momenten voor de benodigde activiteiten inzet, maak je deze complexe puzzel passend en compleet.

Je activeert hiermee optimaal de talenten van je medewerkers, waardoor je van een gemiddelde uitvoeringskwaliteit naar hoge kwaliteit gaat. Dit zorgt voor hogere betrokkenheid en geeft energie! En dan gaat je agile team echt vliegen en maakt de stap naar een high performing team.

6 tips om het mens-potentieel te activeren binnen agile teams en organisaties

Als de Human Factor wel wordt toegepast in de agile werkwijze zien wij de betrokkenheid en resultaten enorm stijgen binnen agile teams. Onderzoek ondersteunt onze ervaring. Eva Katherine Herber verwoordt dit goed in haar TedEx talk voor de Universiteit van Madrid. “Bouw het positieve uit, benut je talenten, dan stijgen je prestaties met 36,4%. Focus je op wat er niet is en wat ontwikkeld moet worden, dan dalen je prestaties met 26,8%

Maar hoe voeg je dan de Human Factor focus en magie toe aan je agile team?

3 tips die helpen bij de transformatie naar en adoptie van Agile werkwijzes

Hoor je dit op de werkvloer? “Ik heb geen idee waarom we deze transitie doen.”

Tip 1: Start met de ambitie van je transitie en laat deze bottom-up tot stand komen. Zo creëer je betrokkenheid en ook zingeving. Door de ambitie door te vertalen naar doelstellingen (business drivers, value en outcome focus) kunnen teams beter prioriteiten stellen en hun backlog invullen en afhandelen. Laat het team daarbij ook zelf bepalen hoe hun performance kan worden gemeten middels een relevante KPI.

Heb je dit weleens meegemaakt? “Er is veel overleg, maar er wordt weinig gelachen”

Tip 2: Enthousiaste en betrokken teams zijn essentieel voor het doen slagen van je sprints. Neem je teams goed mee in de ambitie en de methodiek. Laat teamleden vanuit passie en talent meedenken en de grondlegger zijn van de werkwijze. Zingeving, passie en vanuit talent werken zorgen immers voor enthousiaste en betrokken teams.

Herken je dit signaal? “Ik twijfel of mijn team wel weet waar ik goed in ben”.

Tip 3: Wanneer er teams worden samengesteld is het belangrijk dat er niet alleen alle rollen en verantwoordelijkheden zijn ingevuld, maar ook dat de juiste mix van persoonlijkheden, ervaring, talenten en passie in een team beschikbaar is voor een optimaal (samen)werkend team dat daadwerkelijk business waarde oplevert. Een goede mix van optimisten en realisten, seniors en juniors, creatief en proces gefocust, communicatief en vakinhoudelijk doet wonderen.

2 tips die helpen bij het optimaliseren van Agile team performance

Agile werken betekent niet dat je stopt met leiden. “Als mijn leidinggevende mij beter ondersteunt, dan kan ik veel productiever zijn.”

Tip 4: Als leidinggevende/teammanager kun je je medewerkers maximaal ondersteunen door de volgende zaken in te vullen: er is (onderling en zelf) inzicht in de talenten, passies en ambities van teamleden, er is meetbare doorvertaling van de ambities en er is een positieve en constructieve focus op het nog beter maken van wat er al goed gaat (feed-forward). Dienend leiderschap staat hierin centraal.

Geen tijd is geen prioriteit! “We zijn altijd heel druk met werken, maar er verandert niets.”

Tip 5: Een belangrijk aspect van Agile werken is het snel en continu valideren en bijsturen. Het is daarbij essentieel om te begrijpen hoe ieder teamlid optimaal kan functioneren en te focussen op wat er al goed gaat en dit uit te bouwen. Vrijwel altijd is de benodigde mix van talenten, passie en ervaring al binnen teams aanwezig en kleine aanpassingen binnen het team van wie wanneer wordt ingezet kunnen al grote resultaatverbeteringen tot gevolg hebben.

Een laatste tip die helpt bij het opschalen en borgen van Agile teams

Over samenwerking gesproken! “Waarom kan ik geen bijdrage leveren bij het andere Agile team?”

Tip 6: Door inzicht te hebben in de talenten, passies en ambities van medewerkers en tevens inzicht in de specifieke vereisten per activiteit over teams heen, kan er de juiste mix gemaakt worden ten behoeve van je agile scaling.

Gratis Quick Scan

Wil jij weten hoe je jouw Agile Scrum team performance kunt verbeteren? Doe dan onze 5 vragen Quick Scan en wij geven je aan de hand daarvan vrijblijvend een advies in een persoonlijk gesprek.