Hoe ga ik en mijn team onszelf goed organiseren nu iedereen thuis zit?

Het Corona-virus heeft ons werkende leven op z’n kop gezet. Gewoon naar kantoor gaan, team-meetings organiseren, samenwerken, klanten ontvangen… Voorlopig is niets meer normaal. En naar verwachting gaat dit ook nog wel even duren. Even een paar dingen ‘on hold’ zetten is dus niet meer voldoende. Hierdoor is er een hele andere, acute vraag ontstaan: Hoe ga ik en mijn team onszelf goed organiseren nu iedereen thuis zit?

 

Het antwoord op deze vraag krijg je in vijf stappen. Afhankelijk van waar jouw team staat, begin je bij stap 1, 2 of 3.

 

  1. Maak het mogelijk dat jouw teamleden thuis aan de slag kunnen
  2. Zorg voor digitale samenwerk-tooling
  3. Geef nieuwe invulling & ruimte aan samenwerken
  4. Versterk resultaatgericht (thuis-)werken
  5. Creëer social distance belonging

 

 

Stap 1: Maak het mogelijk dat jouw teamleden thuis aan de slag kunnen

 

De urgente eerste stap waar veel organisatie in ons land sinds afgelopen week midden in zitten. Iedereen is hard bezig om alle mensen in staat te stellen om thuis te werken. Er moeten spullen komen, zoals laptops, headsets, (gezonde) werkplekken en veilige toegang tot het bedrijfsnetwerk. Vaak een flinke logistieke uitdaging, maar omdat het simpelweg ‘moet’, zie je dat het op de meeste plekken snel wordt ‘gefikst’.

  • Dit zijn de ‘basic needs’, zorg er voor dat de thuiswerk spullen als eerst beschikbaar zijn

 

 

Stap 2: Zorg voor digitale samenwerk- tooling

 

Goed, iedereen kan thuis werken. Wat is er verder nodig om digitaal samen te werken? Collaboration software natuurlijk, als die er al niet is. Massaal worden bekende en minder bekende samenwerk applicaties (her)ondekt.

Heb jij de juiste tooling voor jouw team al op orde? Om deze vraag te beantwoorden doorloop je de volgende check-vragen:

 

  • Waar worden (werk-)documenten opgeslagen, gedeeld en bewerkt?
    • Denk aan Google Drive, Dropbox of Microsoft OneDrive

 

  • Hoe wordt er digitaal gecommuniceerd?
    • Denk aan WhatsApp, Slack, Zoom, Facebook Workplace, Skype, of Google hang-outs

 

  • Hoe wordt er samengewerkt aan doelen en projecten?
    • Denk aan Trello, MS-teams, Asana, Basecamp of Part-up

 

Veel van deze tools bieden meer toepassingen, en ook is het vaak mogelijk om samenwerking tussen tools te creëren. Zo kan je bijvoorbeeld in Slack communiceren, Trello to-do’s aanmaken en documenten delen via Dropbox.

 

Welke tooling het beste bij jouw team past hangt af van de aard van jullie werk, maar ook van jullie budget. Veel van deze tools hebben een gratis versie waarmee je snel aan de slag kunt gaan.

 

 

Stap 3: Geef nieuwe invulling & ruimte aan samenwerken

 

De ‘normale’ samenwerk rituelen op kantoor zijn niet meer van toepassing nu iedereen thuis werkt. Hoe verlopen de processen vanaf nu? En hoe geven we (nieuwe) invulling & ruimte aan de huidige situatie?

 

Dit is een belangrijke succesfactor voor de komende periode. Zonder nieuwe/ aangepaste rituelen zal de teamsamenwerking snel afbrokkelen en jullie efficiency minder worden. Handel nú om onnodige onduidelijkheid te voorkomen.

 

Plan een digitale😊 bijeenkomst met je team. Jullie gaan met elkaar een ‘samenwerkings-reset’ doen. Bepaal aan de hand van drie vragen hoe jullie vanaf morgen gaan samenwerken, totdat de situatie weer veranderd:

 

  • Aan welke uitgangspunten (principes) moet onze samenwerking voldoen?
    • Houdt een gerichte discussie over wat jullie belangrijk vinden. “wij willen…
      • … van elkaar leren
      • … iedere dag iets verbeteren
      • … voor elkaar zorgen en plezier met elkaar hebben
      • … klantsignalen direct oppakken
      • … focus houden op de team prio’s
      • …”

 

  • Welke wijze van overleggen, communiceren en samenwerken past hierbij?
    • Hoe gaan we organiseren dat we ook écht gaan samenwerken volgens onze (nieuwe) uitgangspunten?
      • Wat doen we dagelijks
      • Per (twee) weken
      • Per maand
      • Per kwartaal

 

  • Welke middelen hebben we nodig om die manier van werken mogelijk te maken?
    • Bepaal wat jullie nodig hebben en maak tijd om dit te regelen voor je team:
      • Maak afspraken over (nieuwe) rollen & verantwoordelijkheden (bijv. ‘digitale gespreksleider’)
      • Zijn er bepaalde (nieuwe) vaardigheden nodig om de verantwoordelijkheden goed te kunnen uitvoeren?
      • Doe een extra check op stap 2: ondersteunen onze digitale samenwerk- tools onze (nieuwe) manier van samenwerken?

 

De ‘samenwerkings-reset’ bijeenkomst zal jullie een vliegende start geven voor de komende periode. Zorg ervoor dat discussies worden afgemaakt en uitkomsten voor iedereen helder zijn. Breng het vervolgens zo snel mogelijk in praktijk.

 

Verwacht niet dat alles in één keer goed staat en werkt. Leer-door-te-doen en verbeter wanneer je merkt dat iets nog niet helemaal goed werkt.

 

 

Stap 4: Versterk resultaatgericht (thuis-)werken

 

Goed, alles loopt nu. Maar weet iedereen zijn ‘flow’ te vinden in de nieuwe situatie? En veel teams maken zich ook zorgen over motivatie en discipline, nu iedereen de hele dag thuis werkt. Hoe houden we onze resultaatgerichtheid vast? Wat kun je hieraan doen? Veel! Hier vier praktische tips, die een verschil tussen dag-en-nacht kunnen maken voor jouw team:

 

  • Heldere richting & inspiratie: Weet iedereen waar we op dit moment voor gaan, naast het feit dat we deze corona periode goed proberen door te komen? Jullie lange en korte-termijn teamdoelen geven richting. Zijn ze niet helder? Doe er snel iets aan. Zijn ze niet zichtbaar? Zorg ervoor dat de doelen een prominente plek in jullie digitale teambord krijgen. Zijn ze onbekend bij teamleden? Bepaal iedere week/ dag wat de doelen zijn en welke stap er nu moet worden genomen

 

  • Prestaties vieren & leren met je team: Sta dagelijks stil bij de successen en leerpunten van gisteren:
    • Vier successen op een manier die bij jullie past. Niets is vanzelfsprekend, zeker niet nu
    • Leer van de dingen die niet zijn gelukt. Wat is de oorzaak? En wat kunnen we daar vandaag aan verbeteren?

 

  • Resultaatgericht belonen: Spreek bij ieder nieuw doel af hoé we die straks gaan vieren. Vul het niet in voor je team, maar vráág het ze. Alleen zij weten wat hen motiveert om resultaten te behalen.
    • Wees niet bang om deze vraag te stellen, teamleden weten in de regel heel goed wat wel en wat niet kan. Een uurtje eerder stoppen op vrijdag? De mogelijkheid om een online webinar te volgen? Gewoon een welgemeend compliment?
    • Het enige wat jij hoeft te doen is er dan voor zorgen dat de beloning ook echt gegeven wordt wanneer het resultaat wordt behaald.
    • Klinkt kinderachtig? Zie het als experiment. Je zult merken dat deze manier veel meer resultaatgerichtheid en werkplezier oplevert dan een standaard bonus of 13e maand

 

  • Mijn eigenaarschap: coach je teamleden zoals je ook op kantoor zou (willen) doen. Hoe? Met KATA coaching, waarmee je jezelf en je collega een structuur en werkwijze geeft om resultaat gericht te verbeteren:
    • KATA structuur, hiermee start je:
      • Begrijp samen de (langere termijn) uitdaging
      • Bepaal het persoonlijke doel binnen deze uitdaging
      • Stel samen vast wat de huidige toestand is (t.o.v. die uitdaging)
      • Doe stap voor stap ‘experimenten’ richting dat persoonlijke doel
    • Vervolgens de werkwijze. Wees een KATA coach rondom ieder experiment:
      • Wat was je van plan om te proberen in je laatste stap?
      • Wat is het resultaat?
      • Wat kunnen we vieren en wat heb je geleerd?
      • Wat is je volgende experiment?

 

 

Stap 5: Creëer social distance belonging

 

‘Social distancing’ is een van de meest trending onderwerpen op dit moment. En niet ten onrechte: privé- en werk gerelateerde bijeenkomsten zijn voorlopig not done. Maar we zijn sociale dieren en hebben het nodig om verbondenheid te voelen en plezier te hebben met anderen. Voor elkaar zorgen heeft enorme positieve impact op het werkplezier van je team. En werkplezier draagt weer bij aan de effectiviteit van je team.

 

#optimismworks: maak (priori-)tijd van deze belangrijke factor voor succes in je team! Hoe? Wees creatief en houdt het tegelijkertijd simpel. Wat zou jij leuk vinden? Kijk ook eens op de socials, zoals LinkedIn. Er worden momenteel volop leuke en effectieve ideeën gedeeld waarmee de teamspirit en sociale interactie wordt gestimuleerd. Enkele voorbeelden:

 

  • Begin een digitale bijeenkomst (zoals een dagstart) eerst met een check-in
    • Voordat we de inhoud in gaan: hoe is het met je?
  • Organiseer een social team challenge
    • Iedere dag staat er een vraag of opdracht centraal voor alle teamleden
      • Formuleer vooraf 14 vragen (Wat is jouw droom? Wat doe jij na werk nu je thuis moet blijven? Wat mis jij -niet- van kantoor? Etc.)
      • Of: formuleer vooraf 14 opdrachten (Versier jouw thuiswerk-plek en maak een foto; Deel de grappigste mop die je kent; Geef iedere collega’s een écht compliment; Zoek de 5 verstopte gouden digitale paaseieren in jullie bibliotheek; Etc.)
      • Deel de vraag of opdracht van de dag op jullie digitale samenwerk tool
      • Vraag iedereen zijn antwoord of uitwerking te delen in de digitale samenwerk tool
      • Bekijk en bespreek het antwoord of de uitwerking in een (conference)-call
    • Rond de challenge af met een soort medaille uitreiking, de winnaars bepaal je volgens een zelfbedachte puntentelling, of door een volkomen arbitraire team stemming
    • Nog een keer?
  • Maak buddy’s in het team, dagelijks zoeken jullie contact
    • Interesseer je in elkaar, deel wat je denkt en voelt, vraag door

 

 

 

Digitale team-samenwerking in vijf stappen, #zodoejedat

 

De snelheid waarmee dit corona virus ook ons werkende leven heeft beïnvloed is ongekend. En niemand kan voorspellen hoe lang en in welke mate we de komende tijd in deze situatie zullen blijven.

 

Het enige wat we wél kunnen doen is uitgaan van de huidige situatie. En deze vraagt om een reset van de manier waarop we ons team organiseren. Ga er meteen mee aan de slag. Experimenteer en leer, vraag hulp.

 

Door: Joris Broek

Datum: 22 maart 2020

@chimpcompany #optimismworks #lean #agile #leiderschap #zelforganisatie #digitaalsamenwerken #corona